David Allen nazývá týdenní review „kritickým faktorem úspěchu“ GTD. Má pravdu. Bez něj systém během pár týdnů přestane odpovídat realitě a vy mu přestanete věřit. A když systému nevěříte, začnete si věci zase pamatovat v hlavě — přesně to, čemu se GTD snaží zabránit.
Problém je, že klasické review podle knihy trvá hodinu až dvě. To je v pátek odpoledne nereálné. Tady je postup na 30 minut, který používám sám.
Pravidlo: krátké a každý týden
Review za 30 minut každý týden je lepší než dokonalé review jednou za měsíc. Pokud nestíháte ani 30 minut, udělejte 10 — projděte jen projekty. Nejhorší review je to, které neproběhne.
Dejte si ho do kalendáře jako schůzku sami se sebou. Pátek kolem oběda funguje dobře: týden je ještě čerstvý a víkend před vámi je volný.
Fáze 1: Vyčistit (10 minut)
Cílem je dostat všechno do Inboxu a Inbox vyprázdnit.
- Posbírejte volné papíry, účtenky, poznámky z porad. Co vyžaduje akci, zapište do Inboxu.
- Projděte e-mail a zprávy jen očima: je tam něco, co je úkol a ještě není zapsané?
- Vyprázdněte hlavu. Dvě minuty si sepisujte, co vás napadne. Nefiltrujte.
- Zpracujte Inbox. U každé položky rozhodněte: udělat hned (do dvou minut), přiřadit k projektu, odložit, nebo smazat.
Tip: Inbox nemusí být organizovaný. Je to schránka, ne archiv. Cílem je, aby byl na konci prázdný.
Fáze 2: Zaktualizovat (15 minut)
Teď projdete projekty. Ne úkoly — projekty. U každého si položte tři otázky:
- Má další krok? Každý aktivní projekt musí mít aspoň jednu konkrétní fyzickou akci. „Vyřešit web“ není akce. „Napsat Janě, jestli má podklady“ je akce.
- Je pořád aktivní? Pokud se na něm tři týdny nic nestalo, odložte ho (stav pozastavený) nebo zrušte. Zrušit projekt není selhání — je to rozhodnutí.
- Na co čekám? Projděte seznam Čekám na. Co visí déle než týden, připomeňte.
Pak se podívejte na kalendář: týden zpátky (co z něj vyplynulo?) a dva týdny dopředu (co je potřeba připravit?).
Kolik projektů za 15 minut stihnete? Pokud jich máte 40, je to 20 sekund na projekt — a to stačí, protože u většiny jen potvrdíte, že je v pořádku. Pokud vám to nestačí, máte projektů moc.
Fáze 3: Pohled shora (5 minut)
Tohle je část, kterou většina lidí vynechá, a přitom dělá z review víc než údržbu.
- Podívejte se na své cíle na tento rok. Má každý z nich aspoň jeden aktivní projekt?
- Podívejte se na projekty bez cíle. Je jich hodně? Žijete reaktivně?
- Zeptejte se: Na čem by příští týden nejvíc záleželo? Označte si to vlajkou.
Pět minut. Ne víc. Tohle není roční strategické plánování, jen kontrola kurzu.
Co přeskočit
- Přeuspořádávání. Review není čas na nové štítky a složky. Pokud vás struktura štve, zapište si to jako projekt.
- Dělání úkolů. Výjimkou jsou dvouminutové věci z Inboxu. Všechno ostatní počká na pondělí.
- Perfekcionismus. Projekt, který jste nestihli projít, projdete příští týden.
Jak pomáhá aplikace
Review se dělá líp, když vás někdo vede. V AltoFocusu má týdenní review vlastního průvodce: ukáže vždy jeden projekt a jeho problém — chybí další krok, uplynul termín, úkol čeká na druhé moc dlouho. S tarifem Altitude navíc AI navrhne úklid (uzavřít hotové, zrušit zastaralé), ale nic nesmaže bez vašeho potvrzení. Na konci zkontroluje mezery mezi cíli a projekty.
Bez AI to funguje stejně, jen otázky si kladete sami. Důležitý není nástroj, ale rytmus.
Kontrolní seznam na vytištění
- Posbírat papíry a poznámky
- Projít e-mail a zprávy
- Vyprázdnit hlavu (2 minuty)
- Zpracovat Inbox do nuly
- Projít projekty: další krok, aktivní?, čekám na
- Kalendář: týden zpět, dva dopředu
- Cíle: má každý projekt?
- Vybrat 1–3 priority na příští týden
Třicet minut. Každý týden. Za měsíc nebudete chápat, jak jste bez toho fungovali.