Seznam Další kroky je v GTD to nejdůležitější, na co se během dne díváte. Má obsahovat jen věci, které můžete udělat hned teď. Jakmile se do něj dostanou úkoly, které ještě nejdou — protože čekají na předchozí krok — přestane fungovat. Začnete ho přeskakovat a vrátíte se k pamatování v hlavě.
Rozlišení sekvenčních a paralelních projektů je jednoduchý nástroj, jak tomu zabránit.
Rozdíl v jedné větě
- Sekvenční projekt ukazuje jen první nedokončený úkol. Další se objeví, až ten předchozí odškrtnete.
- Paralelní projekt ukazuje všechny úkoly najednou, protože na pořadí nezáleží.
Kdy sekvenční
Když každý krok závisí na předchozím. Typické příklady:
- Nábor: napsat inzerát → zveřejnit → projít životopisy → pozvat na pohovor.
- Rekonstrukce dílny: vyklidit → elektrikář → podlaha → natřít → nastěhovat ponk.
- Vydání článku: koncept → připomínky → úpravy → korektura → publikovat.
Kdyby takový projekt byl paralelní, viděli byste v Dalších krocích „pozvat na pohovor“, i když inzerát ještě neexistuje. To je šum.
Kdy paralelní
Když jde o seznam nezávislých věcí, které můžete dělat v libovolném pořadí:
- Příprava na dovolenou: koupit opalovací krém, vyzvednout pas, zařídit hlídání kočky.
- Úklid po projektu: vyfakturovat, archivovat soubory, poslat poděkování.
- Drobnosti pro klienta: tři nesouvisející úpravy webu.
Sekvenční pořadí by tady jen umělo zdržovat — nemusíte čekat na opalovací krém, abyste mohli vyzvednout pas.
Nejčastější chyby
Všechno paralelně
Výchozí volba většiny aplikací. Výsledek: Další kroky mají 200 položek a polovina z nich nejde udělat. Pokud máte pocit, že seznam je přeplněný, nejdřív zkontrolujte, které projekty by měly být sekvenční.
Všechno sekvenčně
Opačný extrém. Projekt „Dovolená“ jako sekvence znamená, že dokud nekoupíte krém, nevidíte pas. Pak odškrtáváte věci, které jste udělali mimo pořadí, a systém vám nesedí.
Smíšené projekty bez rozdělení
Velké projekty mívají fáze: v každé fázi je pár věcí paralelně, ale fáze jdou po sobě. Řešení: rozdělte projekt na menší (každý s jasným výsledkem), nebo použijte sekce a sekvenční pořadí jen tam, kde opravdu záleží.
Kombinace s odložením
Sekvence řeší závislost na jiném úkolu. Odložení (defer) řeší závislost na čase: „objednat pneumatiky“ nemá smysl dřív než v říjnu. Úkol s datem odložení zmizí z Dalších kroků až do daného dne. Tyto dva nástroje spolu dohromady dají seznam, který ukazuje opravdu jen proveditelné věci.
Jak to funguje v AltoFocusu
U každého projektu přepnete Sekvenční / Paralelní jedním klepnutím. Sekvenční projekt ukazuje v Dalších krocích jen první otevřený úkol, ostatní jsou v projektu vidět, ale ztlumené. Když úkol dokončíte, další se automaticky objeví v seznamu. Totéž platí v perspektivách a ve Focus módu.
Při týdenním review průvodce upozorní na projekty, které nemají žádný další krok — to bývá znak, že sekvence se zasekla na úkolu, který čeká na někoho jiného. Takový úkol patří do Čekám na.
Pravidlo na závěr
Zeptejte se u každého projektu: „Můžu udělat druhý úkol dřív než první?“ Pokud ne, je to sekvence. Pokud ano, paralela. Nic složitějšího není potřeba.