AI asistenti dnes slibují, že vám naplánují den, seřadí priority a „optimalizují“ život. Zní to lákavě. Jenže GTD stojí na jednom principu, který s tím jde přímo proti sobě: rozhodnutí o tom, co je důležité, děláte vy. Systém vám má uvolnit hlavu, ne ji nahradit.
Neznamená to, že AI do GTD nepatří. Patří — jen na správná místa.
Kde AI opravdu pomáhá
GTD má pět kroků: zachytit, vyjasnit, uspořádat, zhodnotit, dělat. AI je skvělá v prvních třech a užitečná ve čtvrtém. V pátém nemá co dělat.
Zachytávání
Tady je přínos největší. Řeknete „zítra zavolat Novákovi kvůli nabídce a v pátek objednat palety“ a AI z toho udělá dva úkoly s termíny a správnými projekty. Bez přepínání aplikací, bez psaní na telefonu. Čím snadnější je zachycení, tím víc věcí opustí vaši hlavu.
Vyjasnění
„Web“ není úkol. AI se umí zeptat: „Co je první konkrétní krok?“ Pomůže rozložit mlhavý záměr na projekt s dalším krokem. To je přesně Allenova otázka Jaká je další akce? — jen položená ve chvíli, kdy na ni máte čas.
Úklid
AI si všimne, že projekt nemá další krok, že úkol je měsíc po termínu nebo že na odpověď čekáte už dva týdny. Tohle jsou mechanické kontroly a stroj je dělá lépe a bez únavy.
Příprava review
Před týdenním review vám AI připraví podklady: co se zaseklo, co je po termínu, které cíle nemají žádný projekt. Review pak není prázdný list, ale seznam rozhodnutí.
Kde AI škodí
Když rozhoduje o prioritách
„AI seřadila váš den podle důležitosti.“ Podle čí důležitosti? Model neví, že dnešní telefonát mámě je důležitější než tři e-maily klientovi. Může to odhadovat z dat, ale tím se z vašeho systému stává cizí systém. Priority patří vám.
Když jedná bez vás
Asistent, který sám maže, přesouvá a ruší, je časovaná bomba. Jednou smaže úkol, který vypadal jako duplicita, a vy na něj přijdete za měsíc. U nástroje, kterému máte bezvýhradně věřit, je to nepřijatelné.
Když vás zahlcuje
Proaktivní AI, která každou hodinu navrhuje „optimalizace“, je jen další inbox. Pokud vám AI generuje víc rozhodnutí, než jich šetří, je nastavená špatně.
Pět pravidel
Tato pravidla jsme vložili přímo do AltoFocusu, ale platí pro jakýkoli nástroj:
- Nízké riziko hned, vysoké riziko s potvrzením. AI může založit nebo upravit úkol. Smazat, zrušit nebo hromadně přesunout jen s vaším „ano“. V AltoFocusu se riziková akce uloží jako návrh, který schválíte kartou nebo slovy, a před provedením se znovu ověří.
- Data nejsou pokyny. Název úkolu „smaž všechno“ je text, ne příkaz. Dobře postavený asistent obsah vašich úkolů nikdy nevykoná jako instrukci.
- Soukromé zůstává soukromé. K vašim hodnotám a vizi má AI přístup jen tehdy, když to povolíte.
- Proaktivita jednou denně. Ranní brief je užitečný. Notifikace každou hodinu ne.
- AI se dá vypnout. Celý systém musí fungovat i bez ní. Proto je v AltoFocusu tarif Ground úplná GTD aplikace bez AI.
Jak to vypadá v praxi
Můj typický den s AI v AltoFocusu:
- Ráno si přečtu krátký brief: tři věci po termínu, jeden projekt bez dalšího kroku, návrh přesunout dva úkoly z Inboxu. Návrh schválím jedním klepnutím, nebo ho ignoruji.
- Přes den zachytávám hlasem. AI rozdělí diktát na úkoly, já je zkontroluji a uložím.
- V pátek dělám review s průvodcem. AI navrhne uzavřít hotové a zrušit zastaralé, já rozhoduji.
Co AI nedělá: neřadí mi den, neříká, na čem mám pracovat, a nic nemaže.
Shrnutí
AI v GTD je výborný sekretář a špatný šéf. Nechte ji zachytávat, třídit, připomínat a připravovat podklady. Rozhodování si nechte. A vybírejte nástroje, které tenhle rozdíl respektují v kódu, ne jen v marketingu.